Avec une approche centrée sur les patients et leurs besoins, les Hôpitaux Iris Sud (présents sur 4 communes du sud de Bruxelles) et leurs 2000 collaborateurs œuvrent à assurer, à l'ensemble de la population de Bruxelles et de ses environs, des soins performants et de qualité, une prise en charge pluridisciplinaire, tout en conservant une réelle dimension de proximité.
Les Hôpitaux IRIS Sud recherchent,
Pour la Direction des Opérations Patients et pour la Direction des Soins,
Sur le site Baron Lambert à Etterbeek,
Un Secrétaire de Direction (h/f/x)
Pour un contrat à durée indéterminée, à temps partiel (80%) ou à temps plein
VOTRE FONCTION
En tant que Secrétaire de Direction, vous aurez pour mission d'apporter un soutien administratif et opérationnel à la Direction des Opérations patients et à la Direction des Soins afin de faciliter leur intervention. Vous assurerez des activités régulières et ponctuelles en assurant un suivi efficace et un respect des différentes deadlines. Dans ce cadre, vous serez régulièrement en contact avec les personnes de terrain (responsables des services, référent infirmier, collaborateurs internes, collaborateurs externes,…).
Sous la responsabilité des Directeurs des deux directions, vous serez amené à:
- Assurer l'accueil des collaborateurs internes et visiteurs externes
- Gérer les appels téléphoniques et les contacts nécessaires à l'appui des membres du comité des directions
- Préparer des rapports et des dossiers spécifiques, en rassemblant les informations nécessaires à leur préparation et en assurer le suivi;
- Organiser les réunions et les rendez-vous : de la planification à la rédaction du compte-rendu en passant par l'invitation des personnes concernées et la collecte des informations et documents nécessaires à celles-ci
- Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions;
- Assurer l'organisation logistique de réunions internes et externes, de rendez-vous, d'évènements et de séminaires (réservation de salle, invitation, mise en place du matériel, catering, …)
- Gérer les agendas
- Rédiger des notes et courriers divers
- Assurer la diffusion des informations (ordre de service, notes informatives,…)
- Gérer (suivi et distribution) le courrier entrant et sortant, le trier et l'encoder.
- Remonter toute information ou événement utile au travail des membres du Comité des directions
- Rédiger et mettre en page différents documents (mails, lettres, rapports, tableaux de suivi,…);
- Classer le courrier, la documentation et les archives des membres du Comité des directions
- Mettre à jour des bases de données.
VOTRE PROFIL
Votre formation:
- Vous êtes titulaire d'un Bachelor ou Graduat
Vos expériences et connaissances:
- Vous disposez d'une expérience réussie de minimum 5 années dans une fonction similaire;
- Vous avez une expérience de 3 années minimum dans le secteur médical;
- Vous disposez de très bonnes connaissances de la terminologie médicale;
- Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (suite MS Office);
- Vous disposez d'une bonne connaissance de la seconde langue nationale.
Vos compétences:
- Vous êtes rigoureux et rapide lors de l'exécution de vos tâches;
- Organisé, vous gérez votre temps de manière efficace et veillez au respect des plannings et deadlines;
- Vos capacités à gérer les urgences et les priorités ont fait leurs preuves;
- Vous êtes flexibles au niveau des horaires;
- Vous êtes polyvalent et rigoureux.
- Déterminé et persévérant, vous avez à cœur de mener à bien les missions qui vous incombent;
- Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information;
- Autonome dans votre travail, vous appréciez également travailler au sein d'une équipe et avez le sens de la collaboration;
- Discret, vous agissez de manière intègre et gérez les dossiers en toute confidentialité;
- Vous avez à cœur d'anticiper les choses et vous n'hésitez pas à prendre des initiatives;
- Doté d'un grand sens du service, vous êtes orienté clients et avez le sens de l'accueil.
NOTRE OFFRE
Un contrat à durée indéterminée à temps plein (38 heures /semaine).
Une rémunération sur base des barèmes appliqués (Ific 14), avec reprise de l'ancienneté.
Une série d'avantages liés au bien-être au travail :
·Un parcours d'intégration personnalisé ;
·Un programme de formations qui vous accompagnera tout au long de votre carrière ;
·Une possibilité de mobilité au sein du réseau IRIS ;
·Une fête d'entreprise ;
·Une ambiance de travail conviviale et un équilibre entre vie privée et professionnelle ;
·Une coordinatrice QVT qui veille à votre qualité de vie au travail (organisation de massage pendant les heures de travail, etc.) ;
Toute une série d'avantages extralégaux :
·Une prime annuelle et une prime d'attractivité ;
·Un service social collectif qui offre toute une série d'avantages (primes variées, des réductions via benefits at work, des séjours de vacances à prix attractifs, etc.) ;
·Des tarifs préférentiels dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants et descendant à votre charge) ;
·Des chèques repas d'une valeur de 7,30 euros ;
·Une intervention dans les frais de transport en commun à hauteur de 100% pour la STIB, 80% pour la SNCB, le TEC et DE LIJN et/ou une indemnité vélo de 0,27 €/km.
·Une allocation de bilinguisme (sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12, vous aurez la possibilité de suivre des cours de néerlandais gratuitement pendant votre temps de travail.) ;
·24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ des congés de circonstances) ;
·Une pension complémentaire via une assurance-groupe.
VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE NOTRE EQUIPE?
Postulez avant le 10 octobre 2023 en complétant notre formulaire de candidature en ligne www.his-izz.be
Pour tout renseignement complémentaire, contactez Monsieur Fabrice Bourtembourg, Directeur des Opérations patient, au 02/739.87.61.
Seules les candidatures envoyées via notre site Internet seront prises en compte
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